Başarılı PMO’ların Sırları: PMO Olgunluk Raporu 2022
PMI ve PwC, 230 PMO’dan oluşan bir grubu ele alarak, bir PMO olgunluk endeksi oluşturdular. PMO Olgunluk Raporu 2022’de, bu olgunluk endeksindeki en iyi %10’u incelediler. Bu raporda başarılı PMO’ların hangi etmenler üzerinde yoğunlaştıklarını, kurumlarına kattıklarını ve nasıl başarılı bir şekilde yollarına devam ettiklerini görüyoruz. Pek çok araştırma gösteriyor ki birçok PMO, kuruluşlarının üç ila beşinci yıllarında başarısızlığa uğruyor. Peki başarılı olanlar nasıl bir yol izliyor? Biz de bu yazımızda PMO Olgunluk Raporu 2022’yi sizin için özetledik ve başarılı olanların sırlarına kısa kısa değindik. Raporun tamamı için https://www.pmi.org/learning/thought-leadership/pmo-maturity adresini ziyaret edebilirsiniz. Keyifli okumalar dileriz.
En İyi Yüzde 10, PMO olgunluğunun beş temel boyutunda birden çok yöne sahip: Yönetişim, entegrasyon ve uyum, süreçler, teknoloji ve veriler ve insanlar. Bu etmenler, En İyi Yüzde 10’un kuruluşlarında daha fazla etkiye sahip olmasını ve nihayetinde daha başarılı proje sonuçları elde etmesini sağlıyor.
Proje yönetim ofisi (PMO), dünya pandemi sonrası döneme geçerken hayati bir role sahiptir. Genellikle yönetişim ve uyumla sınırlı bir departman olarak yanlış anlaşılan PMO’ların, projelerin taktiksel olarak yürütülmesinin ötesine geçtiğini ve kuruluşları için stratejik değer yaratan daha geniş bir faaliyet yelpazesi gerçekleştirdiğini görüyoruz. Bu gelişmiş PMO’lar yeni teknolojiyi benimsiyor, ekip kültürüne odaklanıyor ve proje yöneticilerinin değer yaratma elçileri olmalarına yardımcı oluyor.
EN İYİ YÜZDE 10
En İyi Yüzde 10’un büyük bir kısmı teknoloji sektöründe yer alıyor ve PMI’ın Pulse of The Professions ® 2021‘de vurgulandığı gibi, iş değişimi ve dönüşümü düşünüldüğünde bu hiç de şaşırtıcı değildir. Diğer yarısı, finansal hizmetler, inşaat ve telekomünikasyon sektörlerinde faaliyet göstermektedir.
En İyi Yüzde 10’un çoğunluğu, kurumsal PMO gibi kurumsal düzeyde yönetim ofisleridir. Merkezileştirilmiş, kuruluş çapında bir yaklaşım, bu PYO’lara, departmanlar ve işlevler arasında yönetişimi, en iyi uygulamaları ve proje/program uyumunu destekleme fırsatı vererek, projelerin kuruluşun genel yararına yürütülmesini sağlar. En İyi Yüzde 10’un aynı zamanda C-suite düzeyinde etkileyici bir temsili vardır ve kuruluş genelindeki projelere ilişkin geniş bakış açılarını ve anlayışlarını daha da geliştirmelerini sağlar.
KÜRESEL ENDEKS PUANI
Analiz, küresel PMO olgunluğunun maksimum 100 puan üzerinden ortalama 61,4 olduğunu ortaya koyuyor. Bu puan, PMO’ların çoğunun hala olgunluk yolculuğunun ortasında olduğunu ve henüz beş etmenin tamamında tutarlı bir şekilde hizmet verdikleri bir noktaya ulaşmadıklarını vurgulamaktadır. Karşılaştırıldığında, En İyi Yüzde 10 arasındaki olgunluk puanı 94,9’dur; bu, neredeyse her zaman her boyutta tüm etmenlerde bir dizi etkinlik uyguladıklarını gösterir. En İyi Yüzde 10, PMO’nun kapsamını iyi yönetişimin ötesinde (bir PMO’nun daha “tipik” faaliyetlerini kapsayan) yetenek geliştirme, teknoloji benimseme ve stratejik etki gibi alanlara genişletiyor.
EN İYİ YÜZDE 10’DAN NE ÖĞRENEBİLİRİZ?
Yönetişim
En iyi yüzde 10, riski etkin bir şekilde yönetmek, proje görünürlüğünü sağlamak ve hedeflerini yerine getirdiğinden emin olmak için güçlü bir yönetişim çerçevesine sahiptir. PMO stratejiye dahil olduğunda, kuruluşun ana hedeflerine katkıda bulunan etmenlere öncelik vererek kaynakların projelere ve programlara verimli bir şekilde tahsis edilmesini sağlayabilir.
Buna ek olarak C-suite desteği, daha stratejik bir PMO sağlamak için hayati öneme sahiptiri En iyi yüzde 10’un büyük çoğunluğu, üst yönetimin PMO’yu desteklediğini, değer verdiğini ve onu stratejik bir ortak olarak gördüğünü söylüyor. En iyi yüzde 10 PMO’nun %73’ü, genel olarak kuruluşların %47’sine kıyasla PMO’yu temsil eden C-suite düzeyinde bir role sahiptir.
Entegrasyon ve Uyumlanma
Temel performans göstergelerinin (KPI) ve girişimlerin daha geniş olarak organizasyonun stratejik ve değişimsel hedefleriyle tamamen uyumlu olmasını sağlamak, genel PMO’ların %38’ine kıyasla, en iyi yüzde 10’un %94’ünün her zaman yürüttüğü bir süreçtir. En iyi yüzde 10, kuruluş genelinde PMO süreçlerinin entegrasyonu yoluyla tutarlı uyumun yanı sıra proje kilometre taşları, sorunları ve etkileri hakkında stratejik olarak ilgili güncellemeler aracılığıyla üst düzey liderlikle etkili iletişimi sağlarlar. Stratejik uyum, bir dizi proje ve program arasında stratejiyi hızlı ve etkili bir şekilde yaymaya ve kaynakları etkin bir şekilde yeniden dengelemeye yardımcı olarak, PMO’ların tahribat ve değişime yanıt konusunda daha çevik olmalarına yardımcı olur.
Süreçler
En İyi Yüzde 10, proje yönetimi metodolojilerinin ve araçlarının en iyi uygulamalarla uyumlu olmasını, politikaların standartlaştırılmasını ve kalite konusunda resmi güvencenin sürekli olarak sağlanmasını sağlayarak kuruluşları genelinde tutarlılık sağlar. En iyi yüzde 10’un %92’si, genel PMO’ların %35’ine kıyasla sürekli olarak farklı projeler ve ekipler için araçları, metodolojileri ve uygulamaları uyarlamaktadır. Bu yaklaşım, mutlak uyumdan ziyade işbirliğini ve esnekliği vurgular.
Teknoloji ve Veri
En iyi yüzde 10, işbirliği, görünürlük ve bilgi paylaşımı gibi çeşitli işlevleri geliştirmek için teknolojiye odaklanan en yeni proje ve program düzeyindeki araçları güçlü bir şekilde benimsiyor.
Kuruluşların çoğu, uzaktan çalışmayı etkinleştirmek için video konferans platformlarını güçlendirmeye ihtiyaç duyarken, en iyi yüzde 10, bulut bilişimi de içeren daha gelişmiş çözümleri benimsedi ve proje yöneticilerine farklı coğrafyalardaki verilere hızlı, güvenli erişim sağladı. En iyi yüzde 10’un %65’i de veri analitiğini benimsemiştir ve %59’u otomasyon çözümleri kullandıklarını ve bunun, kuruluşların kanıta dayalı kararlar almak için verileri kapsamlı bir şekilde kullanmalarına yardımcı olduğunu belirtmiştir. Bu, proje yöneticilerini tekrarlayan görevlerden kurtararak, stratejik ve yaratıcı girişimler üzerinde kuruluşla işbirliği yapmak için daha fazla zaman harcamalarına olanak sağlamaktadir.
İnsanlar
Proje yöneticileri küresel olarak ilişki kurma, işbirlikçi liderlik ve stratejik yeteneklerin kararları, sonuçları ve ekip performansını iyileştirmede en önemli etmenler olduğunu söylüyorlar. Endişe verici bir şekilde araştırma, her üç kuruluştan birinin bu aranan yeteneklere sahip proje yöneticileri bulmakta zorlandığını ortaya koyuyor. Bu zorluklara rağmen, küresel olarak çoğu kuruluş, yetenekleri işe almak için hala geleneksel yaklaşımlara güveniyor ve yetenek geliştirmeyi stratejik bir öncelik olarak görmüyor. En İyi Yüzde 10’un beşte biri işe alımda aynı zorlukla karşı karşıya olsa da, küçülen yetenek havuzunun etkilerinin daha fazla farkında görünüyorlar ve teknik becerilerin ötesinde bir dizi beceriye sahip proje yöneticilerinin becerilerini geliştirmek için yatırım yaparak harekete geçiyorlar.
En iyi yüzde 10, rekabet avantajı elde etmek için kazanma kapasitesi oluşturmanın önemini takdir ediyor. Kuruluşlarında öğrenme zihniyetini teşvik ederek beceri gelişimini destekliyorlar : %69’u sürekli bir öğrenme kültürünü teşvik ediyor; %64’ü kurum içi koçluk ve mentorluk sağlıyor. Sürekli öğrenmeye ve beceri geliştirmeye bu şekilde odaklanmanın faydaları da açık olacaktır.
SONUÇ
Yürütülen araştırmada görüyoruz ki bahsedilen beş etmene yatırım yapmak PMO’lar açısından net bir fayda sağlıyor. Böylece PMO’lar yönetişimin ötesine geçerek farklı boyutlarda faaliyet alanlarında bulunabiliyorlar. Olgunlaşmamış PMO’lar için teknolojiyi kucaklamalarını, yeteneği bir öncelik haline getirmelerini, esnekliklerini artırmalarını ve organizasyon stratejileri ile uyum sağlamaları gerektiğini söylemeliyiz.
Proje Yönetimi ve PMP Eğitimlerimiz için https://liderlerveprojeler.com.tr/proje-yonetimi-ve-pmp-egitimleri/
Eğitim Takvimimize buradan ulaşabilirsiniz.