Bir RACI matrisi, tüm proje ekibi üyelerinin bir proje boyunca kendilerinden ve diğerlerinden ne beklendiklerini anlamalarına yardımcı olur. Projeler rayından çıktığında veya düşük performans gösterdiğinde, en sık dile getirilen nedenlerden biri, roller ve sorumluluklarda netlik eksikliğidir. Bunun bir projede olmamasını sağlamak için proje yöneticisi proje ekibini, projenin ihtiyaçlarını anlamalı ve projenin hangi yönünden hangi ekip üyesinin sorumlu olduğunu tanımlamalıdır.
Kişinin role atanması, genellikle RACI Matrisi olarak adlandırılan bir Sorumluluk Atama Matrisinde (Responsibility Assignment Matrix (RAM)) bulunur. RACI terimi matrise atanan değerlerden gelir: Responsible (Sorumlu), Accountable (Hesap Veren), Consulted (Danışılan) ve Informed (Bilgilendirilen).
Bu matrisin amacı, bir projedeki kilit görevleri ve çıktıları listelemek ve her ekip üyesinin görevi tamamlamadaki rolünü açıkça tanımlamaktır. Belge, ortak bir sorumluluk anlayışı oluşturmaya yardımcı olur ve kilit görevlerin ne zaman doğru kişide olmadığını veya tam tersi, projenin bir parçasının çok fazla kişide olduğu ve net bir karar vericinin olmadığı zamanları vurgulayabilir. Bir göreve atanan çok fazla kişinin olması, analiz felcine neden olabileceği veya fikir birliği sağlamada zorluklar yaratabileceği için, çok az kişi olması kadar kötü olabilir. RACI matrisi bunu tüm proje paydaşları için netleştirecektir.
RACI Değerleri
Bir projenin parçası olarak ekip üyelerine ve paydaşlara atanacak dört değer vardır:
Sorumlu (R): Bunlar aslında işi yapan kişilerdir. Buna geliştiriciler, tasarımcılar, operatörler vb. dahildir. Bu ekip üyeleri, projenin bir parçası olarak görevleri yerine getirmek için zaman ve çaba harcarlar.
Hesap Veren (A): İşi kendileri yapmasalar bile nihai teslimatın sahibi olan kişi veya kişilerdir. Bu kişiler genellikle yöneticiler, denetçiler veya onaylayıcılardır.
Danışılan (C): Proje hakkında danışılacak kişilerdir. Örneğin, projenin bir yönüne yardım edebilecek uzmanları içerebilir. Ayrıca, projenin sonucundan etkilenecek ve proje ekibinin proje yaşam döngüsü boyunca danışmak istediği kişileri de içerebilir.
Bilgilendirilen (I): Proje durumu hakkında bilgi sahibi olması gereken kişilerin listesidir. Bu uzun bir liste olabilir ve yalnızca bir projenin önemli noktalarını bilmek isteyen üst yönetimi ve projedeki ilerleme veya aksiliklerden haberdar edilmesi gereken diğer ekiplerden veya diğer şirketlerden kişileri içerebilir. Kendilerine danışılan kişilerin aksine, bu kişiler proje üzerinde herhangi bir yetkiye sahip değildir ve herhangi bir şey sağlamaları istenmez.
RACI şablonunu oluştururken ilk sütun boyunca görevleri, ilk satır boyunca görevlerin atanacakları kişileri, ekipleri veya kuruluşları yazmalısınız. Her bir hücrede R, A, C ve I olarak belirlediğimiz sorumluluk tanımları atanmalıdır. Kişinin, ilgili görev üzerinde bir sorumluluğu yok ise hücre boş bırakılacaktır.
Son Çıkarımlar
- Açıkça tanımlanmış rollere ve sorumluluklara sahip olmak başarılı bir proje için çok önemlidir.
- Bir görevin tamamlanmasından sorumlu çok fazla veya çok az kişinin olmaması önemlidir. Matris bunu görselleştirmenin iyi bir yoludur.
- Matris, hem proje yöneticisine sorumlulukların proje ekibiyle iletişiminde yardımcı olan bir iletişim aracıdır hem de proje sırasında doğru kişilerin proje görevlerini tamamlamaya dahil olduğundan emin olmak için bir referans olarak kullanılır.
- RACI matrisi faaliyet veya iş paketi bazında hazırlamak mümkündür, bu durum organize olurken yeterli esnekliği de kazanmamızı sağlar.
- Klasik proje yönetiminde kullanılabileceği gibi, çevik yönetimde iterasyonlar içerisinde veya kanban panolarında da genel durumu görmemizi sağlar.
Düzenleyen: Zeynep Ayan
Kaynak: https://pmipicks.pmi.org/content-page/a7eb7e75-152a-4615-88bd-17e4789131fb
Çevik yönetimi eğitimlerimiz için https://liderlerveprojeler.com.tr/cevik-agile-egitimleri/
Eğitim Takvimimize buradan ulaşabilirsiniz.
Kanban yazımızı buradan okuyabilirsiniz.