Değerli eğitmenimiz Buğra Tuğrul tarafından kaleme alınan bu yazı dizimizde PMO’lar hakkında doğru bilinen yanlışları öğrenecek, özelliklerine değinecek, PMBOKV7’de yer alan değer önerisinin PMO’lar açısından katkısına bakacak ve PMPBOKV6’da yer alan PMO türlerine değineceğiz. Hocamıza bizimle kıymetli bilgilerini paylaştığ için teşeküür eder, sizlere keyifli okumalar dileriz.
Bölüm I: Proje Yönetim Ofisi: Nedir, Ne Değildir?
Proje Yönetim Ofislerinin (PYO) çoğunlukla yanlış anlaşıldığını düşünüyorum.
Birden fazla proje yöneticisinin bir çatı altında çalışması olarak düşünülen PMO,
standartlara göre sadece bu kavram ile yer edinmemiştir. PMI’ın da bu şekilde bir tespiti
olacak ki PMBOK7’de PYO’lar ile ilgili beş sayfalık bir ek ayırmış.
Bir önceki PMBOK versiyonunda yer alan tanımı sizlerle paylaşmak istiyorum.
“Proje yönetim ofisi (PMO), projeyle ilgili yönetişim süreçlerini standartlaştıran ve
kaynakların, metodolojilerin, araçların ve tekniklerin paylaşımını kolaylaştıran bir
organizasyon yapısıdır.”
Tanımda özellikle projelerle ilgili kullanılan süreçlerin organizasyon içerisinde
yönetişimini sağlamakla görevli bir yapı olduğuna vurgu yapılmıştır. PMO’lar sadece
proje yöneticilerin bir araya gelerek oluşturduğu yapı dışında organizasyon içerisinde
proje yönetim süreçlerini tasarlayan, şirket kültürüne göre düzenlemeler sağlayan bir
yapıdır.
Önümüzdeki dönemde PMO ile ilgili yazılara devam edeceğim. PMO ile ilgili sizlerin de
tecrübe ettiği durumları paylaşırsanız harika bir bilgi birikimi çıkarabiliriz.
Bölüm II: PMO’nun Özellikleri
Şimdi PMO’nun tanımında yer alan özellikleri üzerine detayları aktarıyorum.
1. Proje yönetim süreçlerinin standart hale getirilmesi, organizasyon içerisinde birden
fazla iş yapış şekli veya proje yönetimi olabilir. PMO’nun görevi, bu gibi farklılıkları
ortadan kaldırarak organizasyonun stratejileri ile ortak noktada birleştiren proje
yönetim sürecini tasarlamaktır.
2. Kaynak paylaşımını kolaylaştırmak, projeye atanan kaynakların gözden geçirilmesi
ve projenin türüne göre uygun proje yöneticilerinin atanması noktasında süreçleri
kolaylaştırıcı rol üstlenir. Sınırsız olmayan tüm kaynak bileşenlerinin uygun bir
zeminde bir araya getirerek değer üretmeyi kolaylaştırmak, diyebiliriz.
3. Yöntemler, organizasyon kültürü ve değer üretme hedefi ile en uygun proje yönetim
metotlarının seçilmesi ve nasıl seçim yapılmasına yönelik politika üretilmesidir.
4. Araçlar, proje yönetimi yaparken kullandığımız uygulamalar, dokümanlar, süreçler
ve diğer argümanların neler olması gerektiğini belirler.
5. Teknikler, yöntemimizi belirledik ve kullanacağımız araçlarda belli olduktan sonra
projeye uygun kullanılacak tekniklerin belirlenmesinde yardımcı olur. Belirlediğimiz
yönteme uygun teknikleri uyarlamak proje yönetim ekibinin becerisidir.
Bölüm III: Değer Önerisi’nin PYO’ya Katkıları
1. Stratejik Hedefler, organizasyonların stratejik hedefleri doğrultusunda planladıkları
aksiyonlar ya da aksiyonlar bütününü projeler oluşturur. Bu projeler PYO’nun
belirlediği proje yönetim standartları, araçlar ve yöntemlerle başarıya ulaşır. Böylece
projelerin en başında planlanan değer önerisi organizasyonun stratejik hedeflerine
katkıda bulunur.
2. Paydaşların Katılımı ve İş Birliği, proje tek başına gerçekleştirilemez. Birçok ve farklı
anlayışta proje paydaşının olduğu ortamda değer önerisi sunabilmek için iş birliği ve
katılım gerekir. PYO’lar gerekli durumlarda paydaşların katılımı ve iş birliği
konularında öneriler sunarak projenin başarılı devam etmesinde rol alır.
3. Yetenek Gelişimi, yetenek yönetiminin sadece İK’nın görevi olduğunu
düşünmüyorum. Teknik proje yönetiminde yeteneklerin geliştirilmesinde, süreç ve
politikaların aktarımında, bir sonraki kıdemli adayın yetiştirilmesinde, organizasyona
katkıda bulunmasına ve sürdürülebilir bir proje yönetimi sağlayabilmek için PYO’lar
yetenek gelişiminde sorumluluk alırlar. Yetenek kazanımı ile beraber değer önerisi
sunumu devam edebilir.
4. Değeri Gerçekleştirmek (realizing value), değer önerisini sunduk ancak onu
gerçekleştirebilmek adına sadece planlama yeterli olmayacaktır. Proje yaşam
döngüsü içerisinde değer önerisi aksiyonlarını takip etmek ve gerekli durumlarda
düzenleyici olarak PYO’lar görev alır. Buradaki amaç sadece iş adımlarını
tamamlamak değil süreç içerisinde sunulan değer önerisi ile gerçekleşme
arasındaki açıkları da ortaya çıkararak yeni adımlar ortaya koyabilmektir.
Sizlerin gözlemlediği farklı değer önerileri var mı?
Bölüm IV: PMBOKV6’da Yer Alan PYO Türleri
PYO (PMO) ilgili yazı dizisinde bu hafta PMBOK6’da yer alan PYO türlerine ilişkin
detaylara yer vereceğiz. PYO türleri organizasyon içerisindeki etki ve kontrol derecesine
göre üçe ayrılmaktadır.
1. Destekleyici (Supportive) PYO: Destekleyici PYO’ların kontrol seviyesi düşüktür.
Proje yöneticilerine en iyi örneklemler, doküman şablonları, araç ve uygulamaları
destekler. Danışmanlık yaparak projelerin başarılı şekilde yönetilmesini desteklerler.
Özellikle geçmiş projelerdeki öğrenilmiş değerleri toplayarak bir kaynak deposu
Proje Yönetim Ofisi 4
oluştururlar. Gerekli durumlarda öğrenilmiş dersleri politika ve süreçlerde gelişim
kaynağı olarak kullanır.
2. Kontrolcü (Controlling) PYO: Kontrolcü PYO’ların kontrol seviyesi orta düzeydedir.
Proje yöneticilerine en iyi örneklemler, doküman şablonları, araç ve uygulamaları
organizasyonun yapısına göre düzenler ve belirli formatlara uygun şekilde
kullanılmasını sağlar. Belirli dönemlerde denetimler yaparak projelerin hazırlanan
çerçevede yönetilip yönetilmediğini kontrol eder.
3. Direktif (Directive) PYO: Direktif PYO direkt olarak projelerin yönetimini sağlar. En
yüksek düzeyde kontrol seviyesine sahiptir. Proje yöneticileri PYO birimine atanmış
ve ilk raporlamayı PYO’ya yapmaktadır. Bütün ipler direktif PYO’nun elindedir.
PYO-PMO danışmanlıkları için: https://liderlerveprojeler.com.tr/pyo-kurulumu-cevik-donusum/