Değerli eğitmenimiz Buğra Tuğrul tarafından kaleme alınan bu yazı dizimizde PMO’lar hakkında doğru bilinen yanlışları öğrenecek, özelliklerine değinecek, PMBOKV7’de yer alan değer önerisinin PMO’lar açısından katkısına bakacak ve PMPBOKV6’da yer alan PMO türlerine değineceğiz. Hocamıza bizimle kıymetli bilgilerini paylaştığ için teşeküür eder, sizlere keyifli okumalar dileriz.
Bölüm I: Proje Yönetim Ofisi: Nedir, Ne Değildir?
Proje Yönetim Ofislerinin (PYO) çoğunlukla yanlış anlaşıldığını düşünüyorum. Birden fazla proje yöneticisinin bir çatı altında çalışması olarak düşünülen PMO, standartlara göre sadece bu kavram ile yer edinmemiştir. PMI’ın da bu şekilde bir tespiti olacak ki PMBOK7’de PYO’lar ile ilgili beş sayfalık bir ek ayırmış. Bir önceki PMBOK versiyonunda yer alan tanımı sizlerle paylaşmak istiyorum. “Proje yönetim ofisi (PMO), projeyle ilgili yönetişim süreçlerini standartlaştıran ve kaynakların, metodolojilerin, araçların ve tekniklerin paylaşımını kolaylaştıran bir organizasyon yapısıdır.” Tanımda özellikle projelerle ilgili kullanılan süreçlerin organizasyon içerisinde yönetişimini sağlamakla görevli bir yapı olduğuna vurgu yapılmıştır. PMO’lar sadece proje yöneticilerin bir araya gelerek oluşturduğu yapı dışında organizasyon içerisinde proje yönetim süreçlerini tasarlayan, şirket kültürüne göre düzenlemeler sağlayan bir yapıdır. Önümüzdeki dönemde PMO ile ilgili yazılara devam edeceğim. PMO ile ilgili sizlerin de tecrübe ettiği durumları paylaşırsanız harika bir bilgi birikimi çıkarabiliriz.
Bölüm II: PMO’nun Özellikleri
Şimdi PMO’nun tanımında yer alan özellikleri üzerine detayları aktarıyorum.
1. Proje yönetim süreçlerinin standart hale getirilmesi, organizasyon içerisinde birden fazla iş yapış şekli veya proje yönetimi olabilir. PMO’nun görevi, bu gibi farklılıkları ortadan kaldırarak organizasyonun stratejileri ile ortak noktada birleştiren proje yönetim sürecini tasarlamaktır.
2. Kaynak paylaşımını kolaylaştırmak, projeye atanan kaynakların gözden geçirilmesi ve projenin türüne göre uygun proje yöneticilerinin atanması noktasında süreçleri kolaylaştırıcı rol üstlenir. Sınırsız olmayan tüm kaynak bileşenlerinin uygun bir zeminde bir araya getirerek değer üretmeyi kolaylaştırmak, diyebiliriz.
3. Yöntemler, organizasyon kültürü ve değer üretme hedefi ile en uygun proje yönetim metotlarının seçilmesi ve nasıl seçim yapılmasına yönelik politika üretilmesidir.
4. Araçlar, proje yönetimi yaparken kullandığımız uygulamalar, dokümanlar, süreçler ve diğer argümanların neler olması gerektiğini belirler.
5. Teknikler, yöntemimizi belirledik ve kullanacağımız araçlarda belli olduktan sonra projeye uygun kullanılacak tekniklerin belirlenmesinde yardımcı olur. Belirlediğimiz yönteme uygun teknikleri uyarlamak proje yönetim ekibinin becerisidir.
Bölüm III: Değer Önerisi’nin PYO’ya Katkıları
1. Stratejik Hedefler, organizasyonların stratejik hedefleri doğrultusunda planladıkları aksiyonlar ya da aksiyonlar bütününü projeler oluşturur. Bu projeler PYO’nun belirlediği proje yönetim standartları, araçlar ve yöntemlerle başarıya ulaşır. Böylece projelerin en başında planlanan değer önerisi organizasyonun stratejik hedeflerine katkıda bulunur.
2. Paydaşların Katılımı ve İş Birliği, proje tek başına gerçekleştirilemez. Birçok ve farklı anlayışta proje paydaşının olduğu ortamda değer önerisi sunabilmek için iş birliği ve katılım gerekir. PYO’lar gerekli durumlarda paydaşların katılımı ve iş birliği konularında öneriler sunarak projenin başarılı devam etmesinde rol alır.
3. Yetenek Gelişimi, yetenek yönetiminin sadece İK’nın görevi olduğunu düşünmüyorum. Teknik proje yönetiminde yeteneklerin geliştirilmesinde, süreç ve politikaların aktarımında, bir sonraki kıdemli adayın yetiştirilmesinde, organizasyona katkıda bulunmasına ve sürdürülebilir bir proje yönetimi sağlayabilmek için PYO’lar yetenek gelişiminde sorumluluk alırlar. Yetenek kazanımı ile beraber değer önerisi sunumu devam edebilir.
4. Değeri Gerçekleştirmek (realizing value), değer önerisini sunduk ancak onu gerçekleştirebilmek adına sadece planlama yeterli olmayacaktır. Proje yaşam döngüsü içerisinde değer önerisi aksiyonlarını takip etmek ve gerekli durumlarda düzenleyici olarak PYO’lar görev alır. Buradaki amaç sadece iş adımlarını tamamlamak değil süreç içerisinde sunulan değer önerisi ile gerçekleşme arasındaki açıkları da ortaya çıkararak yeni adımlar ortaya koyabilmektir. Sizlerin gözlemlediği farklı değer önerileri var mı?
Bölüm IV: PMBOKV6’da Yer Alan PYO Türleri
PYO (PMO) ilgili yazı dizisinde bu hafta PMBOK6’da yer alan PYO türlerine ilişkin detaylara yer vereceğiz. PYO türleri organizasyon içerisindeki etki ve kontrol derecesine göre üçe ayrılmaktadır.
1. Destekleyici (Supportive) PYO: Destekleyici PYO’ların kontrol seviyesi düşüktür. Proje yöneticilerine en iyi örneklemler, doküman şablonları, araç ve uygulamaları destekler. Danışmanlık yaparak projelerin başarılı şekilde yönetilmesini desteklerler. Özellikle geçmiş projelerdeki öğrenilmiş değerleri toplayarak bir kaynak deposu Proje Yönetim Ofisi 4 oluştururlar. Gerekli durumlarda öğrenilmiş dersleri politika ve süreçlerde gelişim kaynağı olarak kullanır.
2. Kontrolcü (Controlling) PYO: Kontrolcü PYO’ların kontrol seviyesi orta düzeydedir. Proje yöneticilerine en iyi örneklemler, doküman şablonları, araç ve uygulamaları organizasyonun yapısına göre düzenler ve belirli formatlara uygun şekilde kullanılmasını sağlar. Belirli dönemlerde denetimler yaparak projelerin hazırlanan çerçevede yönetilip yönetilmediğini kontrol eder.
3. Direktif (Directive) PYO: Direktif PYO direkt olarak projelerin yönetimini sağlar. En yüksek düzeyde kontrol seviyesine sahiptir. Proje yöneticileri PYO birimine atanmış ve ilk raporlamayı PYO’ya yapmaktadır. Bütün ipler direktif PYO’nun elindedir.
PYO-PMO danışmanlıkları için: https://liderlerveprojeler.com.tr/pyo-kurulumu-cevik-donusum/
Proje Yönetimi ve PMP Eğitimlerimiz için https://liderlerveprojeler.com.tr/proje-yonetimi-ve-pmp-egitimleri/
Eğitim Takvimimize buradan ulaşabilirsiniz.