PMI® tarafından yayımlanan “How to Manage Unpredictable Projects (Öngörülemeyen Projeleri Nasıl Yönetirsiniz?)” adlı yazıyı sizler için derledik!
Belirsizlik, proje yöneticileri ve ekipler için zorlayıcı olabilir. Ancak işin “dilimlerine” odaklanarak ve sık geri bildirimlerden öğrenerek değişiklikleri ve engelleri yönetmek mümkündür. Bu makalede, iş dilimleme stratejileri, verimlilik ve etkililik arasındaki denge, Scrum ile uyum, hibrit yaklaşımlar ve organizasyon kültürünün rolü ele alınmaktadır.
Belirsizlik, proje yöneticileri ve ekipler için yıkıcı olmak zorunda değildir. İşin “dilimlerine” odaklanarak ve sık geri bildirimlerden öğrenerek, değişiklikler ve engelleri yönetebilir, değeri maksimize edebilirsiniz. Verimlilik ve etkililik, projelerin başarıya ulaşmasındaki iki önemli faktördür. Proje yöneticileri, verimlilik konusunda detaylı planlar, kaynakların optimizasyonu ve ilerlemenin kaydedilmesiyle başarı elde etseler bile verimlilik her zaman etkililiği sağlamaz.
İşleri Dilimleme (Slicing Work)
İş dilimleme, her türlü işi yapılandırmanın özünde olan bir yetkinliktir. Projelerin yapılandırılmasına yatay (aktiviteler) ve dikey (teslimatlar) dilimlerinin perspektiflerinden bakmak, işleri bu şekilde dilimlemek, nerede tekrarın yapılması gerektiğine ya da hangi noktalarda öğrenip optimize edileceğini belirlemeyi sağlar. Dikey dilimden bakmak, projenin sonucuna bakmayı ifade eder. Küçük dikey dilimler hızlı ve sık geri bildirimleri sağlar. Bu sayede sorunları ve çıkmazları belirler, ayarlar, geliştirir ve öngörülemezliği yönetirsiniz.
Scrum ile Uyum
Bir projeyi aktivitelere bölmek sezgisel olabilir ancak Scrum’da işleri küçük ve teslim edilebilir dilimlere ayırmak öğrenerek yapılan bir süreçtir.
Verim ve Etki Arasında Denge Kurmak
Projelerde iki şeyi başarmak gerekir:
- Hedef bir etki elde etmek, etkili olmak.
- Belirlenen bu hedefe asgari kaynaklarla ve hızlıca ulaşmak, verimli olmak.
Dikey dilimlere odaklanmak, projenin aşamalarında yapılması planlanan şeyin etkili olacağından emin olunmasında yardımcıdır. Bu, çapraz fonksiyonel işbirliği ile hızlı müşteri geri bildirimi almayı içerir. Önce en riskli şeyleri dener, ilerlemeyi ölçer ve hızlıca ayarlarsınız. Dikey bir dilime aşina olunduğunda, daha titiz bir planlamaya geçilebilir ve bu alanda verimlilik için optimizasyon sağlanabilir. Derinlemesine analiz yapabilir, genel tasarım üzerinde önceden anlaşabilir, olası riskleri ve azaltma stratejilerini belirleyebilirsiniz. İlerlemeyi izlemek ve raporlamak için bağımlılıklarla Gantt diyagramlarını kullanabilirsiniz.
İşin Dilimlenmesi Hibrit Bir Yaklaşıma mı Uyuyor?
Benzer projelerin tekrarlandığı alanlarda hibrit yaklaşımlar yaygındır. Benzeri olmayan ve daha büyük projelerde ise işi dilimlemek, farklı bölümlerini ayırmaya ve yönetmeye yardımcı olur. Projenin her alanındaki ilerlemeyi izlemeyi kolaylaştırır ve öğrenmeyi hızlandırır.
Kuruluş Kültürünün Etkisi
Organizasyonun kültürü, değişime karşı dirençle başa çıkmada önemlidir. İşlerin dilimlenmesi, anında geri bildirim sağlar ve değişimi hedef odaklı ve etkili hale getirir. Tartışmalar pragmatik hale gelir ve başka bir liderlik ve kültür türü ortaya çıkar. Daha iyi sonuçlar, ortak alışkanlıklarımızı değiştirme ve inanç sistemlerimizi ele alma gibi zor işleri neden yapmamız gerektiğini anlamamıza yardımcı olur.
Gerekli Beceriler
Etkili iletişim ve eleştirel geri bildirim verme yetenekleri büyük bir öneme sahiptir. Çoğu insan uyum ister ve çatışmadan kaçınır, bu yüzden eleştirel olup güvende hissetmek zordur. Projelerin öngörülemeyen alanlarında, planlarınızın yarısı işe yaramayabilir. Dikey bir dilim sunduğunuzda ve test ettiğinizde, insanların eleştirel geri bildirim verirken güvende hissetmeleri gerekir, aksi halde kişiler sessiz kalır ve hatalı ilerlenir.
Anahtar Noktalar
- Çalışma iki farklı şekilde, yatay ve dikey olarak dilimlenebilir.
- Çalışmayı nasıl dilimlediğiniz, işi nasıl atadığınızı ve kontrol ettiğinizi, beklenmeyen durumları belirleme ve buna göre uyum sağlama yeteneğinizi etkiler.
- Yatay dilimler, belirli bir sonucun yaratılması için yapılması gereken adımlardır ve daha öngörülebilir projeler için uygundur.
- Dikey dilimler, belirsizlik faktörünün olduğu durumlarda daha iyi bir seçenek olup, ilerlemeyi ölçmenize ve kapsamı yönetmenize olanak tanır.
Çalışmayı yatay ve dikey olarak dilimlemek, işin atanması, kontrolü ve beklenmedik durumlara uyum sağlama yeteneğinizi etkiler. Yatay dilimler, öngörülebilir projeler için uygunken, dikey dilimler belirsizlikle başa çıkmak için daha iyidir.
Belirsizliği yönetmek, proje yönetiminde başarılı olmanın anahtarıdır. Bu yaklaşımlar, projelerin öngörülemeyen alanlarında daha başarılı olmanıza yardımcı olur ve ekibinizi değişikliklere daha hızlı uyum sağlayacak şekilde donatır.
Projelerinizde başarıya ulaşmak ve takımınızın yetkinliklerini artırmak için bizimle iletişime geçin:
📧 E-posta: info@liderlerveprojeler.com.tr
📞 Telefon: 0 (546) 819 94 74
🌐 Web Sitesi: www.liderlerveprojeler.com.tr
Bilgi Bankamızdan daha fazla bilgiye ulaşmak için https://liderlerveprojeler.com.tr/bilgi-bankasi/ sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.