Sistem düşüncesi (systems tinking), bir sistemi, sınırları tarafından tanımlanan ve parçalarının toplamından (alt sistemlerden) daha fazlası olan, birbiriyle ilişkili ve birbirine bağımlı bir parçalar kümesi olarak düşünmektir. Sistemin bir parçasının değiştirilmesi diğer parçaları etkiler ve çoğu zaman tüm sistem boyunca bir dalga etkisi oluşur. Amacı, sistemin dinamiklerini, kısıtlamalarını, koşullarını ve ayırt edilebilen parametrelerini (amaç, ölçü, yöntemler, araçlar, vb.) sistematik olarak keşfetmektir. Bu bilgiyle, görünüşte basit değişikliklerin genellikle bilinmeyen yan etkiler yaratacağını bilerek iyileştirmeler önerilebilir ve ardından gözlem ve deneyler yapılır. Sistem düşüncesi (systems thinking) disiplini, yalnızca bir araç ve yöntem koleksiyonundan daha fazlasıdır – aynı zamanda temel bir felsefedir. Ve bu temel felsefeyi yalnızca iş yaşamınızda değil, sosyal yaşamınızda da Karmaşık problemleri çözmek için kullanabilirsiniz.
Bir örnekle, alınacak temel dersleri edinebiliriz. Tek motorlu bir uçak düşünün. Uçuştan uçağın hangi kısmı sorumludur? Güç için bir motora, kaldırmak için kanatlara, onu yönlendirmek için kontrollere, pilot için bir alana ve diğer şeylere ihtiyacınız olsa da, bunların hiçbiri uçuştan tek başına sorumlu değildir. Hepsi sorumludur. Bunlardan birini geliştirirseniz (örneğin daha güçlü bir motor yaparsınız), uçağın uçma kabiliyetine gerçekten zarar verebilirsiniz (örneğin, artık size yeterli kaldırmayı sağlayacak kadar büyük kanatlarınız olmayabilir). Dolayısıyla, sistemler bir bütün olarak çalışır ve bir parçanın iyileştirilmesi bütünün performansını düşürebilir.
Buradan hareketle, bir sistemdeki yerel bir iyileştirmenin sistem çapında bir iyileştirme olacağını asla varsaymamamız ve sistemdeki bir bileşende değişiklik yaparken, sistemin diğer bölümlerinin bileşenle nasıl ilişkili olduğuna dikkat etmemiz gerektiğini görüyoruz.
Bu yöntem aynı zamanda bir teşhis aracıdır. Tıp alanında olduğu gibi, etkili tedavi kapsamlı bir teşhisin ardından gelir. Bu anlamda yaklaşım, harekete geçmeden önce sorunları daha eksiksiz ve doğru bir şekilde incelemeye yönelik disiplinli bir yaklaşımdır. Sonuçlara varmadan önce daha iyi sorular sormamızı sağlar.
Genellikle olayları veya verileri gözlemlemeyi, zaman içinde davranış kalıplarını belirlemeyi, bu olayları ve kalıpları yönlendiren temel yapıları ortaya çıkarmayı içerir. Bize iyi hizmet etmeyen yapıları anlayarak ve değiştirerek (zihinsel modellerimiz ve algılarımız dahil), elimizdeki seçenekleri genişletebilir ve kronik sorunlara daha tatmin edici, uzun vadeli çözümler üretebiliriz. Genel olarak, bir sistem düşüncesi perspektifi merak, açıklık, seçim ve cesaret gerektirir. Bu yaklaşım, bir durumu daha bütün olarak görme isteğini, birbirimizle ilişkili olduğumuzu, bir soruna genellikle birden fazla müdahale olduğunu kabul etmeyi ve popüler olmayabilecek müdahaleleri savunmayı içerir.
Proje Yönetiminde Sistem Düşüncesi
Bir sistem, birleşik bir bütün olarak işlev gören etkileşimli ve birbirine bağımlı bileşenler kümesidir. Bütünsel bir bakış açısıyla, projenin de dinamik koşullarda var olan ve bir sistemin özelliklerini sergileyen çok yönlü bir varlık olduğunu söyleyebiliriz. Bu sebeple proje ekipleri, projeyi kendi çalışma parçalarına sahip bir sistem olarak görerek, projenin bu bütünseliğini kabul etmelidir.
Bu yaklaşım, proje bölümlerinin birbirleriyle ve harici sistemlerle nasıl etkileşime girdiğine dair bütünsel bir bakış açısı edinmeyi gerektirir. Çünkü sistemler sürekli değişir, sürekli iç ve dış koşullara dikkat edilmesini gerektirir. Sistem etkileşimlerine duyarlı olmak, proje ekiplerinin olumlu sonuçlardan yararlanmasına olanak tanır. Proje ekipleri, amaçlanan sonuçların gerçekleştirilebilmesi için projenin sonunun ötesinde, projenin teslim edilebilirliğinin operasyonel durumunu düşünmelidir.
Projeler geliştikçe, iç ve dış koşullar sürekli değişiyor. Tek bir değişiklik birkaç etki yaratabiliyor. Örneğin, büyük bir inşaat projesinde, gereksinimlerdeki bir değişiklik, ana yüklenici, alt yükleniciler, tedarikçiler veya diğerleriyle sözleşme değişikliklerine neden olabilir. Buna karşılık, bu değişiklikler proje maliyeti, zamanlama, kapsam ve performans üzerinde bir etki yaratabilir. Bazı değişiklikleri önceden tahmin etmek mümkün olsa da, projeyi yaşam döngüsü boyunca etkileyebilecek değişikliklerin çoğu gerçek zamanlı olarak ortaya çıkar. İç ve dış koşullara sürekli dikkat etmek de dahil olmak üzere sistem düşüncesiyle birlikte proje ekibi, projeyi ilgili paydaşlarla anlaşma içinde tutmak için geniş bir değişiklik ve etki yelpazesi oluşturabilir.
Sistem düşüncesi (systems thinking), proje ekibinin kendisini ve proje sistemi içindeki etkileşimlerini nasıl gördüğü için de geçerlidir. Proje sistemi genellikle ortak bir amaç için çalışan çeşitli proje takımlarını bir araya getirir. Bu çeşitlilik proje ekiplerine değer katar, ancak proje ekibinin uyumlu bir şekilde çalışması için bu farklılıklardan nasıl etkili bir şekilde yararlanacaklarını düşünmeleri gerekir. Örneğin, bir devlet kurumu yeni bir teknolojinin geliştirilmesi için özel bir şirketle sözleşme yaparsa, geliştirme ekibi her iki kuruluştan proje ekibi üyelerinden oluşabilir. Bu proje ekibi üyelerinin kendi organizasyonlarında nasıl çalıştıklarına ilişkin zihinsel modelleri olabilir. Özel bir şirket ve bir devlet kurumunun kültürlerini birleştiren bu yeni proje sisteminde, proje ekibi üyeleri ortak bir vizyon, dil ve araç seti oluşturan sentezlenmiş bir ekip kültürü oluşturabilir. Bu, proje ekibi üyelerinin etkin bir şekilde katkıda bulunmalarına ve proje sisteminin çalışma olasılığını artırmaya yardımcı olabilir. Sistemler arasındaki etkileşim nedeniyle, proje ekipleri değişen sistem dinamikleri konusunda farkındalık ve ihtiyatla çalışmalıdır.
Neden Kullanılmalı?
Düşüncemizi genişleterek, sorunları yeni ve farklı şekillerde ifade etmemize yardımcı olarak bir sorunu çözmek için mevcut seçeneklerimizi genişletir. Aynı zamanda ilkeleri, mükemmel çözümlerin olmadığının farkına varmamızı sağlar; yaptığımız seçimlerin sistemin diğer parçaları üzerinde etkisi olacaktır. Her bir değiş tokuşun etkisini tahmin ederek, şiddetini en aza indirebilir ve hatta bunu kendi avantajımız doğrultusunda kullanabiliriz. Bu nedenle bilinçli seçimler yapmamızı sağlar.
Ne Zaman Kullanmalıyız?
Sistem odaklı bir müdahale için ideal olan problemler aşağıdaki özelliklere sahiptir:
- Sorun önemlidir.
- Sorun kroniktir, tek seferlik bir olay değildir.
- Sorun tanıdıktır ve bilinen bir geçmişi vardır.
- İnsanlar sorunu daha önce çözmeye çalıştılar ve başarısız oldular.
Eğer probleminiz bu özelliklere sahipse sistem düşüncesini kullanmaya başlayabilirsiniz. Bu doğrultuda nasıl ilerlerseniz ilerleyin, bu yaklaşımdünya hakkındaki düşüncelerinizi ve sorunlara yaklaşımınızı sonsuza dek değiştirecektir.
Yazar: Zeynep Ayan
Kaynak: https://www.pmi.org/disciplined-agile/the-implications-of-systems-thinking-and-complex-systems
https://thesystemsthinker.com/systems-thinking-what-why-when-where-and-how/
Pmbok Guide Seventh Edition
Proje Yönetimi ve PMP Eğitimlerimiz için https://liderlerveprojeler.com.tr/proje-yonetimi-ve-pmp-egitimleri/
Risk Yönetimi Eğitimlerimiz için https://liderlerveprojeler.com.tr/risk-yonetimi/
Eğitim Takvimimize buradan ulaşabilirsiniz.